הפקת תעודת משלוח

בעת הפקת תעודת משלוח יש לוודא כי יש גם העתק וגם מקור, וכי המוביל נושא את שניהם בעת ההובלה. את המקור מוסר מוביל הסחורה ללקוח, לאחר פריקת הסחורה בבית העסק. ואת העתק לוקח המוביל ומוסר אותו לבעל העסק בשובו. יש חשיבות ל-2 עותקים אלו, הם יכולים לעזור במקרים שבהם נתגלו בעיות או אי הסכמות בין מקבל הסחורה למוסר הסחורה.

הפקת תעודת משלוח עדיפה בנסיבות מסוימות על הפקת חשבונית מס. הנסיבות שבהן תעודת משלוח עדיפה היא בעיקר כאשר מדובר בעסקים שמשתפים פעולה באופן סדיר ועל בסיס קבוע. העובדה שצריך להפיק רק תעודת משלוח בכל הובלה יכולה להקל מאוד על ניהול ההיבט החשבונאי הן של ספק הסחורה והן של מקבל הסחורה. תעודת המשלוח מאפשרת לבצע כמה וכמה הובלות בחודש אחד או בתקופה אחת מבלי להצטרף להוציא חשבונית מס על כל הובלה. בסוף התקופה המוסכמת בין שני הצדדים (כל חודש, כל חודשיים וכו'), מרכזים ומסכמים את סך תעודות המשלוח שנשלחו באותה התקופה ורק אז שולחים חשבונית מס אחת ומרוכזת.

הפקת תעודת משלוח מזכירה מאוד הפקת חשבונית מס. גם בתעודת משלוח יש לציין את הפרטים הבאים:
פרטיו של בית העסק המקבל את הסחורה (שם בית העסק, כתובת, טלפון, מספר עוסק), פרטיו של בית העסק שמוסר את הסחורה (שם בית העסק, כתובת, טלפון, מספר עוסק), תאריך משלוח, חתימה רשמית של בית העסק, טיב הסחורה ותיאור שלה וכן כמות יחידות/פריטים. אך יש גם הבדל בין הפקת חשבונית מס לבין הפקת תעודת משלוח. כך לדוגמה: בתעודת משלוח אין הכרח לציין את המחיר או הערך של הסחורה ובחשבונית מס חייבים לציין את המחירים. הבדל קטן וחשוב נוסף הוא שבתעודת משלוח מחויבים חקלאים, יצרנים וסיטונאים לציין על גבי תעודת המשלוח את השעה.

*** המידע במאמר זה אינו מהווה תחליף לייעוץ מקצועי של רואה חשבון/יועץ מס