הפקת חשבוניות ממוחשבות על פי החוק בישראל

קשה לדמיין את החיים שלנו ללא מחשבים. אנחנו חיים בעידן דיגיטלי שבו אנחנו מצלמים, מקלידים, שומרים ומתעדים הכול במחשב. זה קורה בחיינו האישיים, אבל זה קורה גם בעולם העסקים. המעבר לעולם הדיגיטלי מאפשר לנו לחסוך בהוצאות, לחסוך בנייר ולשמור על כדור הארץ ונראה שמגמה זו חלחלה גם לרשויות המס בישראל.

כיום כבר ניתן להפיק את רוב המסמכים חשבונאים החשובים, כגון: חשבוניות, קבלה, חשבונית מס/קבלה ועוד, בעזרת תוכנות מחשב ולספק ללקוחות חשבוניות ממוחשבות, וזו בשורה נהדרת לבעלי עסקים, ללקוחות וגם לסביבה.
תוכנה להפקת חשבוניות

חשבוניות ממוחשבות, פתאום הכול יותר פשוט

המעבר מחשבוניות המופקות על גבי נייר אל חשבוניות ממוחשבות הופך את החיים של בעלי עסקים להרבה יותר קלים, חסכוניים ונוחים וגם תורם, כאמור, לבריאות כדור הארץ. כיום, באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות ניתן להפיק במהירות ובקלות חשבוניות ממוחשבות ותקינות על פי החוק.

יחד עם זאת, חשוב להכיר את הכללים והחוקים הבסיסיים על פיהם יש להפיק חשבוניות מס – ע"ע סעיף 46 לחוק מע"מ וע"ע סעיף 9א לתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות) התשל"ו-1976.

מדוע כה חשוב להפיק חשבונית מס תקינה?

בדומה לחשבוניות שאינן ממוחשבת, גם חשבוניות ממוחשבות חייבות לעמוד בכללים שנמנה כאן בהמשך. אי דיוקים או פרטים לא מלאים עלולים להוביל לפסילת החשבונית והתוצאה – אי קיזוז מיסים ואובדן כסף במקרה הטוב ועבירה על החוק במקרה הרע וחבל.

כך נראות חשבוניות ממוחשבות תקינות על פי חוק

את האופן שבו יש להפיק חשבוניות ממוחשבות אפשר לראות בסעיף 9א לתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ו-1976. ואלו הם הכללים להפקת חשבוניות ממוחשבות על פי החוק בישראל.

  1. כפי שניתן לראות חוק זה חוקק בשנת 1976, או אז הייתה דרישה שחשבוניות יופקו אך ורק על נייר. בשנים האחרונות תוקן החוק והיום מותר להפיק חשבוניות ממוחשבות, ובלבד שהן כוללות חתימה דיגיטלית.
  2. יש לציין על גבי החשבונית הממוחשבת את המלים: "חשבונית מס" או חשבונית מס/קבלה".
  3. יש לציין על גבי חשבוניות ממוחשבות את המילה "מקור", במידה וזה המקור, ואת המילה "העתק" היה ומדובר בהעתק. שימו לב, לרשויות המס יש להציג חשבוניות מקור, שכן רק מהן ניתן לקזז מע"מ.
  4. על גבי כל חשבונית ממוחשבת יש לציין מספר הייחודי לכל חשבוניות וחשבונית. כמו כן, חשוב לשמור על רצף מספרי עוקב של חשבוניות.
  5. יש לציין על גבי חשבוניות ממוחשבות את תאריך הפקת החשבוניות. זה חשוב לרשויות המס מאחר והן מעוניינות לדעת שתשלומי המע"מ הועברו אליהן בזמן.
  6. יש לציין על גבי החשבונית הממוחשבות את פרטי מפיק החשבונית הממוחשבת, לרבות: שם בית העסק, מספר עוסק מורשה, מען בית העסק וטלפון. בנוסף, יש לציין את מספר העוסק מורשה או מספר החברה בע"מ של הלקוח, היה ומדובר בלקוח עסקי. פרטים אלו נועדו לעזור למע"מ לבצע הצלבות בין בעל העסק לבין לקוחותיו בכל מה שנוגע לגביית המע"מ.
  7. יש לציין על גבי חשבוניות ממוחשבות את תיאור השירות/מוצר שניתן ללקוח בפרוטרוט, כך שיהיה ברור לרשויות המס איזה שירות או מוצר ניתנו ללקוח.
  8. יש לציין על גבי חשבוניות ממוחשבות גם יחידת מידה, מחירה של יחידת המידה וכל פרט מזהה אחר, למשל יבואן או חברה מייצרת. כמו כן, יש לציין את סכום העסקה הכולל. אם למשל, מכרתם 2 מעדני חלב, יחידת המידה היא 2 ומחיר היחידה הוא X ₪.
  9. חובה לציין את סכום המע"מ שנגבה מן הלקוח בנפרד מהסכום העסקה הכולל, וכן הסכום הכולל עם מע"מ.
  10. במידה ונשלחה תעודת משלוח לאחר העברת הסחורה ללקוח, מוטלת החובה על מפיק החשבונית הממוחשבת לציין את מספר תעודת המשלוח בחשבונית.
*אין להתייחס לכתוב כייעוץ מקצועי, בכל שאלה – נדרש לפנות לרואה החשבון של העסק.